电子文件版本管理

电子文件版本管理（version control for electronic records），管理学-档案学-电子文件管理-电子文件管理业务，对完成同一业务目的而形成的电子文件进行局部改进所产生的新文件的变更情况进行记录、跟踪、维护和控制的过程。又称电子文件版本控制。版本管理的基本理念是将文件变更过程留存下来而不是直接以新内容覆盖原来内容，从而达到跟踪电子文件演化过程，追踪业务状态变化的目的。电子文件版本管理主要包括3个方面的内容：①明确版本演变规律。根据文件内容修改的先后次序，版本演变分为串行演变和并行演变，在串行演变模式下，每一个新版本都是由上一个最新版本修订而来；在并行演变模式下，不同用户同时针对上一个最新版本修订内容，创新出若干并行的最新版本。在并行设计、协同办公等实际应用中，可能同时存在着两种模式。②明确版本管理的基本规则。包括版本访问控制权限、版本号编号规则、版本冲突解决机制、各版本的保管期限等。其中版本号是指版本的标识号，主要包括主版本号和次版本号，如V4.0，主版本号是4，次版本号是0。③选择并实施合适的版本管理工具。