口述档案作为一个新生概念在档案学领域被提出，它的产生与档案机构介入“口述史”和“口头传说”的收集和管理有着密切的关系。在1984年的国际档案理事会所出版的《档案术语词典》中，与英文 Oral Histral所对应的西班牙辞条Archivo oral（口述档案）和法文辞条Archives orales（口述档案），并将概念定义为：“为研究利用而对个人进行有计划的采访的结果，通常为录音或录音的逐字记录形式。”塞内加尔档案者萨利乌·姆贝伊在1988年8月的第十一届国际档案大会上正式使用了“口述档案”一词，还对其如何进行收集、整理、鉴定、编目、著录和保护提出了自己的意见，认为“口述史的查访结果和口头传说汇集成了口述档案”，其范畴应当包括“演讲、讲座录音、辩论、圆桌会议录音、广播电视、记录在录音电话机上的通信和指示，以及合唱和独唱的录音等”。在我国，口述档案并没有一个明确的定义，因为不同的学者的研究背景、研究对象和研究方式等方面的差异，所以并没有完全统一的定义。关键是把握住口述档案的核心——即保存了消失了的“声音”。